20:10
+20 C°
Пробки:   2 балла
$
66.8757
76.1848

Как заставить должностные инструкции работать?

20 апреля 2017 года
453
Как заставить должностные инструкции работать?
Общаясь с предпринимателями, довольно часто сталкиваюсь с вопросом «как заставить работать должностные инструкции»? Я думаю, что с идеей, что должностные инструкции (ДИ) важны, согласятся многие и не обязательно руководители. Даже простые сотрудники порой сетуют на отсутствие должностных инструкций.

Периодически, на очередной волне осознания, что ДИ штука важная, кто-то из боссов фирмы начинает компанию по созданию должностных инструкций. Чем дело заканчивается не трудно догадаться. Все эти инструкции потом пылятся где-нибудь в столе или шкафу до очередного «приступа» управленческой активности руководителя, напоровшегося в очередной раз на «тупость» персонала.

Инструкция — это информация. Её можно прочитать и ей следовать, а можно разок пробежаться по ней и благополучно позабыть. А в случае острой необходимости метаться по всему офису, искать ее, в конце концов, махнуть рукой и, в попытке решить рабочую проблему, сделать первое что придёт на ум. Не факт, что это будет правильное действие.

Но, это в лучшем случае. В худшем — сотрудник в пятидесятый раз придёт к руководителю и повесит эту проблему на него. Чем возможно и вызовет у того праведный гнев и… «О! Как же заставить работать должностные инструкции?»

Да никак! Работать можно заставить ЧЕЛОВЕКА, дав ему задание, за которое он по долгу службы возьмёт ответственность. Нужен человек, который будет отвечать за работу инструкций. Потому что сами по себе они работать не станут.

Как обычно происходит. Кто-то из боссов, столкнувшись с проблемой и благополучно её разрешив, садится и описывает это решение в виде инструктивного письма. Потом он издаёт это письмо и добивается, чтобы все прочитали его и расписались. Собственно, на этом всё и заканчивается. Самые обязательные сотрудники, каковых не так много, как показывает практика, снимает копию этой инструкции и прячет её себе в стол или сохраняет в своём компе на всякий случай. Откуда при случае можно будет достать эту информацию и воспользоваться ей как шпаргалкой, чтобы выполнить работу правильно.

Но такое поведение сотрудника — это большая редкость. Что же нужно делать, чтобы всё-таки от инструкций была польза? В Административной Технологии Хаббарда, специалистом по которой я являюсь, этот вопрос проработан довольно подробно. И далее я опишу, как можно применить эти принципы на практике:

Первое что нужно сделать это решить, что в вашей компании будет человек, которому будет вменено в обязанность следить за тем, чтобы информация из должностных инструкций постоянно воспроизводилась в разуме сотрудников.

Вы нанимаете такого человека или поручаете эту функцию кому-то из имеющегося персонала. Либо, в крайнем случае, самолично берёте на себя эту задачу.

Далее, вы заводите папку на каждого сотрудника своей фирмы, на которой пишите, что это должностная папка такого-то поста. Хочу напомнить, что порядок – это такое состояние, когда вещи лежат на своих местах и выполняют надлежащую им функцию. Так вот для папки с должностными инструкциями необходимо определить место. Это место должно быть в зоне досягаемости сотрудника. Чтобы он не искал её. Чтобы он мог легко ей при необходимости воспользоваться.

Далее, вы собираете все уже имеющиеся инструктивные письма, все регламенты, все правила, все долгосрочные приказы и раскладываете их по этим папкам, делая необходимое количество копий, чтобы в каждой папке было нужное письмо. Бывает так что одну и ту же инструкцию должны знать сотрудники разных должностей.

Соответственно у них в папках эта инструкция должно присутствовать. Например, в вашей компании есть политика по предоставлению скидок клиентам. Кто должен владеть этой информацией? Менеджер по продажам, начальник отдела продаж и конечно директор. Стало быть, инструкция с этой политикой должна быть в их должностных папках.

Вполне возможно, что в самом начале, когда вы заведёте данный порядок, должностные папки будут очень тоненькими или вообще пустыми. Но по мере того как компания живёт и работает, будут появляться новые инструкции. Их-то ответственный и будет подшивать в уже имеющиеся должностные папки.

И тут мы подходим к элементу, которому уделяется особое внимание в разработанной Роном Хаббардом технологии управления. Ответственный за должностные папки должен проводить регулярные проверки знаний должностных инструкций. Всё что ему нужно для этого – это завести журнал проверок и примерно раз в неделю или в 2-3 недели (это может зависеть от количества сотрудников или других факторов) подходить к каждому сотруднику или вызывать к себе, и взяв его папку и открыв её на первом попавшемся месте задать тому один единственный вопрос из должностной инструкции.

Важно, что вопрос должен носить прикладной характер. Например, если это продавец: «Если клиент просит скидку, что ты будешь делать?», или если это начальник отдела продаж: «Ваш сотрудник не выполнил квоты, поставленные перед ним на этой неделе, что вы будете делать?» Если сотрудник ответил правильно, ему даётся подтверждение, в журнале проверок делается соответствующая отметка и ответственный идёт дальше. Если ответ был неправильный — ответственный требует переизучить все материалы папки, и через некоторое время снова подходит и задаёт один единственный вопрос. Но уже другой. И так до тех пор, пока не получит правильно ответа.

Это единственный метод, который «заставит должностные инструкции работать». Он прост и эффективен. Конечно, вы не сразу заметите перемены. Надо чтобы этот порядок прижился, и к нему привыкли. И спустя какое-то время, я уверяю вас, вы начнёте замечать перемены. Ваши люди будут допускать всё меньше ошибок в работе, процессы ускорятся. Появятся инициатива в том, чтобы создавать новые инструкции, которые буду способствовать упорядочиванию работ в вашей компании.

Это довольно простой и эффективный метод.

На первый взгляд. Потому что, когда вы возьметесь за его реализацию, вы столкнётесь с нюансами и вопросами. Например, а кому поручить функцию ответственного за должностные инструкции? Это будет его единственной функцией или нет? Как учитывать работу этого человека? За что ему платить премию? А что если сотрудники начнут протестовать?

Я не перечислил и десятой части вопросов, которые перед вами встанут. Возможно, их решение доставит дополнительное управленческое удовольствие. И вы, справляясь с ними, испытаете массу приятных моментов. Но если вдруг вы решите внедрение данной технологии провести как можно быстрее, с минимальным количеством ошибок, то обращайтесь к профи.

Владимир Панферов

 

Раздел: Экономика

Новости по теме

Смотреть все
Криптовалюты — новая эра или способ потерять деньги?
19 июля 2018 года
1304
Криптовалюты ворвались в нашу жизнь несколько лет назад и за последнее время стали общественно значимым явлением. Кто-то все еще относится к ним с настороженностью, а кто-то сделал на них уже миллионы реальных ...
Искусство получать от людей больше (ч1)
4 июня 2018 года
1438
Что нужно знать владельцу о лидерстве, чтобы получать от людей больше, чем, по их мнению, они могут дать? Консультируя владельцев компаний по вопросам улучшения лидерских навыков и навыков публичных ...
Как разгрузить человека, делающего основной доход в компании?
23 марта 2018 года
1604
«ЦЕЛЬ КОММУНИКАТОРА Коммуникатор должен помогать своему руководителю высвобождать время для важных действий по получению дохода, для отдыха и восстановления сил, а также способствовать продлению пребывания ...
Полезная статья
13 марта 2018 года
1633
Меня иногда просят: «Владимир Ильич, напишите полезную статью!» Я то, конечно, считаю все свои статьи полезными. А мои близкие считают, что полезная статья — эта та, где есть четкие шаги «что делать». Понял, ...
Подводные камни PR (ч.1)
13 февраля 2018 года
1447
В PR, как и в любой другой профессии, есть подводные камни. Часть незначительны и видны при первом же погружении в профессию. Но есть некоторые весьма коварные, которые стоит выделить отдельно. О них и ...

Последние новости

Смотреть все
Омская налоговая требует признать банкротом «Сибмост-Стройпроект»
18 августа 2018 года
157
Налоговая Омска через суд намерена добиться признания строительной фирмы «Сибмост-Стройпроект» банкротом. Организация была задействована в возведении транспортной развязки на перекрёстке улиц Хабаровская и 15-я Рабочая. Ведомство полагает, что ...
Оптовые цены на бензин за неделю выросли на 7% впервые с конца мая
18 августа 2018 года
157
На Санкт-Петербургской международной бирже впервые с мая нынешнего года зафиксирован рост цен на бензин. В среднем за неделю они увеличились на 7%. Аналитики поясняют, что основная причина удорожания топлива в сокращении его производства на ...
Идею помощника Путина в Минэкономразвития никто не поддержал
17 августа 2018 года
319
По информации инсайдеров, в Минэкономразвития не поддержали идею об изъятии на предприятиях химической и металлургической сферы сверхприбыли. С соответствующей инициативой ранее выступил помощник президента Андрей Белоусов. В Кремле отметили, что ...
В Омске продают строящийся оптовый рынок
17 августа 2018 года
317
В Омске на продажу выставили строящийся оптовый рынок. Собственник установил за объект цену в 48 миллионов рублей, предусмотрев возможность торга. Здание будущей «оптовки» расположено около объездной трассы, к объекту подведены вода и ...
В Омской области в дебатах примут участие все кандидаты в губернаторы
16 августа 2018 года
505
В Омской области о согласии принять участие в дебатах заявили все кандидаты в губернаторы региона, которых насчитывается 4 человека. Прения пройдут в прямом эфире «12 канала» в четверг, 16 августа, время – 8 часов вечера. Кандидатами на пост ...
Следуйте за нами